Yuboto Telephony Blog

Πώς το VoIP μειώνει το κόστος τηλεφωνίας;

06 Μαρτίου 2025 0 minutes read

VoIP Τηλεφωνία

Στο σημερινό μας άρθρο, θα αναλύσουμε πως η VoIP τηλεφωνία συμβάλλει στη μείωση του κόστους για ένα από τα υψηλότερα λειτουργικά έξοδα των επιχειρήσεων, αυτό της επικοινωνίας.

VoIP Τηλεφωνία για μείωση κόστους

Η VoIP τηλεφωνία έχει πλέον εδραιωθεί ως μια αξιόπιστη λύση επικοινωνίας που μειώνει σημαντικά το συνολικό κόστος τηλεπικοινωνιών. Είναι χαρακτηριστικό το γεγονός πώς επιχειρήσεις που έχουν υιοθετήσει VoIP λύσεις έχουν πετύχει έως και 60% μείωση κόστους στους μηνιαίους λογαριασμούς τηλεφωνίας.

Τι είναι το VoIP;

Πριν δούμε πώς μειώνει το κόστος, ας δώσουμε έναν σύντομο ορισμό του VoIP! Το VoIP είναι μια τεχνολογία που επιτρέπει τη μετάδοση φωνής και πολυμέσων μέσω του internet αντί για τις παραδοσιακές τηλεφωνικές γραμμές. Χρησιμοποιώντας το VoIP, οι χρήστες μπορούν να πραγματοποιούν κλήσεις υψηλής ποιότητας σε πολύ χαμηλότερο κόστος.

Τα βασικά πλεονεκτήματα περιλαμβάνουν:

Οικονομία: Μείωση κόστους κλήσεων, ιδιαίτερα για διεθνείς συνδέσεις.
Ευελιξία: Δυνατότητα χρήσης από οπουδήποτε υπάρχει σύνδεση στο internet.
Επεκτασιμότητα: Εύκολη προσθήκη ή διαχείριση γραμμών χωρίς την ανάγκη περίπλοκων εγκαταστάσεων.

Ανακαλύψτε τα Cloud Τηλ. Κέντρα

Πώς η VoIP τηλεφωνία μειώνει το κόστος;

1. Χαμηλότερο Κόστος Κλήσεων

Ένα από τα σημαντικότερα οφέλη της VoIP τηλεφωνίας είναι το γεγονός ότι μειώνει κατακόρυφα το κόστος ανά κλήση. Συγκεκριμένα, οι χρεώσεις των κλήσεων είναι σαφώς χαμηλότερες από την παραδοσιακή τηλεφωνία, δεν υπάρχουν κρυφές ή ελάχιστες χρεώσεις και το βήμα χρέωσης είναι ανά δευτερόλεπτο από το πρώτο δευτερόλεπτο της κλήσης. Με απλά λόγια, με το VoIP πληρώνετε ακριβώς όσο μιλάτε, ενώ και οι χρεώσεις για διεθνείς κλήσεις είναι εξαιρετικά χαμηλές.

2. Μηδενικό Κόστος Εξοπλισμού & Συντήρησης

Η VoIP τηλεφωνία δεν απαιτεί την εγκατάσταση και τη συντήρηση ακριβού εξοπλισμού, αντίθετα αξιοποιώντας το internet οι επιχειρήσεις μπορούν να χρησιμοποιήσουν υφιστάμενο εξοπλισμό όπως smartphones, tablets και laptops για την πραγματοποίηση των κλήσεων. Επιπρόσθετα, τα παραδοσιακά τηλεφωνικά συστήματα απαιτούν συχνή συντήρηση και αναβαθμίσεις, σε αντίθεση με τα VoIP τηλεφωνικά κέντρα, στα οποία δεν υπάρχει ανάγκη συντήρησεις και τυχόν αναβαθμίσεις τις αναλαμβάνει ο αντίστοιχος πάροχος.

3. Προηγμένες Λειτουργίες χωρίς έξτρα χρέωση

Με τη VoIP τηλεφωνία μπορείτε να αξιοποιήσετε τις πλέον προηγμένες ψηφιακές λειτουργίες στο τηλεφωνικό σας κέντρο, χωρίς να χρειάζεται να πληρώνετε έξτρα χρεώσεις για αυτές. Συγκεκριμένα στη Yuboto-Telephony σας προσφέρουμε 50+ ψηφιακές λειτουργίες, οι οποίες συμπεριλαμβάνονται στην τιμή του cloud τηλεφωνικού κέντρου. Μερικές από αυτές τις λειτουργίες είναι: αυτόματη κατανομή κλήσεων, ουρές προτεραιότητας κλήσεων, ηχογράφηση κλήσεων, διασύνδεση του κέντρου με CRM, κρυπτογράφηση κλήσεων, ομαδοποίηση συσκευών.

4. Απεριόριστη Δωρεάν Ενδοεταιρική Επικοινωνία

Πώς θα σας φαινόταν να μιλάτε δωρεάν και χωρίς περιορισμούς με όλους τους συναδέλφους, ακόμα κι αν αυτοί βρίσκονται σε διαφορετικό κτήριο, υποκατάστημα ή ακόμα και σε διαφορετική χώρα; Με τη VoIP τηλεφωνία, αυτό είναι δυνατό, καθώς όλες οι κλήσεις μεταξύ των αριθμών του cloud τηλεφωνικού κέντρου δεν χρεώνονται.

5. Πακέτα Χρόνου Ομιλίας

Στη Yuboto-Telephony διαθέτουμε περισσότερα από 30 πακέτα χρόνου ομιλίας, τα οποία περιλαμβάνουν λεπτά προς όλους τους προορισμούς, δηλαδή σταθερά, κινητά και εξωτερικό. Τα πακέτα αυτά παρέχονται σε προνομιακές τιμές και με ετήσιες εκπτώσεις, κάνοντας έτσι την επικοινωνία σας ακόμα πιο οικονομική.

6. Κλιμάκωση κόστους βάσει χρήσης

Αν έχετε επιχείρηση, γνωρίζετε πόσο δαπανηρή και χρονοβόρα είναι η επένδυση σε νέες τηλεφωνικές γραμμές και αριθμούς. Επιλέγοντας VoIP τηλεφωνία μπορείτε να αποκτήσετε ακριβώς όσα κανάλια φωνής και αριθμούς χρειάζεστε τη δεδομένη στιγμή, ενώ η προσθήκη νέων πραγματοποιείται εντός λίγων ωρών και σε πολύ προσιτές τιμές. Με το VoIP διαμορφώνετε εσείς το τηλεφωνικό σας σύστημα και πληρώνετε μόνο για ό,τι χρειάζεστε.

7. Χωρίς Συμβόλαια & Ρήτρες

Η Yuboto-Telephony είναι ο μοναδικός πάροχος τηλεφωνίας που προσφέρει όλες τις υπηρεσίες της χωρίς καμία δέσμευση συμβολαίου. Ξεχάστε τα 24μηνα συμβόλαια, τις υψηλές ρήτρες αποδέσμευσης και τις κρυφές χρεώσεις. Στο δίκτυό μας, μπορείτε να πληρώνετε με το μήνα, για όσους μήνες επιθυμείτε και να διακόπτετε ανά πάσα στιγμή χωρίς καμία ρήτρα - επιβάρυνση.

VoIP CRM Integration: Πώς η Διασύνδεση VoIP με CRM Βελτιώνει την Απόδοση

27 Φεβρουαρίου 2025 0 minutes read

Η VoIP Τηλεφωνία και τα Customer Relationship Management συστήματα αποτελούν βασικούς πυλώνες για την ομαλή και αποτελεσματική λειτουργία οποιασδήποτε σύγχρονης επιχείρησης.

Το γεγονός αυτό είναι απόλυτα αναμενόμενο, αν αναλογιστούμε τα πολλαπλά οφέλη που δημιουργεί ένα VoIP CRM Integration.

Στο σημερινό άρθρο, θα αναλύσουμε τι ακριβώς είναι η διασύνδεση VoIP τηλεφωνίας με ένα CRM, πώς λειτουργεί, καθώς και μερικά από τα σημαντικότερα πλεονεκτήματα που προκύπτουν από αυτήν.

Σημαντικά Σημεία:

Το VoIP CRM Integration περιγράφει τη διασύνδεση ενός VoIP τηλεφωνικού συστήματος με ένα πρόγραμμα CRM μέσω της χρήσης API.

H διασύνδεση επιφέρει πολλαπλά οφέλη όπως, αυτόματο συγχρονισμό των 2 συστημάτων, άμεσες κλήσεις, πρόσβαση σε ηχογραφήσεις κλήσεων, προσωποποίηση της εμπειρίας των καλούντων.

Οι λειτουργίες της VoIP διασύνδεσης με CRM βοηθούν την επιχείρησή σας να εξοικονομήσει χρόνο και πόρους, καθώς και να αυξήσει την παραγωγικότητα όπως και την ικανοποίηση των πελατών.

Ανακαλύψτε τα Cloud Τηλ. Κέντρα

Τι είναι η Διασύνδεση VoIP με CRM;

Με απλά λόγια, η διασύνδεση ενός VoIP συστήματος με ένα πρόγραμμα CRM είναι ο συνδυασμός των δύο αυτών τεχνολογιών σε ένα ενοποιημένο σύστημα, το οποίο αυτοματοποιεί διαδικασίες, και ομαλοποιεί τη ροή πληροφοριών μέσα στην επιχείρηση. Με το VoIP CRM Integration οι επιχειρήσεις αποκτούν πρόσβαση σε σημαντικές πληροφορίες πελατών σε πραγματικό χρόνο κατά τη διάρκεια μιας τηλεφωνικής επικοινωνίας. Για παράδειγμα, όταν ένας πελάτης καλεί την επιχείρησή σας, το CRM εμφανίζει αυτόματα το προφίλ του, τις προηγούμενες αλληλεπιδράσεις και το ιστορικό αγορών του. Αυτό επιτρέπει στους εκπροσώπους σας να παρέχουν πιο εξατομικευμένες και άμεσες απαντήσεις.

Πώς μπορείτε να αξιοποιήσετε το VoIP CRM Integration;

Ας δούμε σε αυτό το σημείο διάφορες περιπτώσεις χρήσεις όπου η διασύνδεση VoIP με CRM μπορεί να φανεί εξαιρετικά χρήσιμη:

Απόλυτος συγχρονισμός των 2 εργαλείων

Διατηρήστε τις πληροφορίες και τα δεδομένα των δύο συστημάτων up to date, αυτόματα χωρίς επιπλέον ενέργειες. Δείτε άμεσα το ιστορικό κλήσεων, σημειώσεις για συγκεκριμένους πελάτες και πάρτε άμεση πρόσβαση σε ηχογραφήσεις κλήσεων.

Άμεσες κλήσεις απευθείας από το CRM

Καλέστε τον εκάστοτε πελάτη με 1 μόνο κλικ κατευθείαν από την καρτέλα του στο CRM, χωρίς να χρειάζεται να πληκτρολογήσετε τον αριθμό.

Ακούστε προηγούμενες κλήσεις

Ακούστε εκ νέου παλιότερες κλήσεις έχοντας άμεση πρόσβαση στα call recordings μέσα από το CRM, ώστε να έχετε πλήρη εικόνα του ιστορικού της επικοινωνίας.

Προσωποποιήστε την επικοινωνία με κάθε πελάτη

Μπορείτε να προσφέρετε άμεση και στοχευμένη βοήθεια σε κάθε πελάτη, καθώς έχετε πρόσβαση σε όλες τις πληροφορίες του σε πραγματικό χρόνο κατά τη διάρκεια της κλήσης.

Αξιολογήστε την απόδοση των agents

Λάβετε αναλυτικά reports και στατιστικά των κλήσεων για κάθε agent, τμήμα ή ομάδα της επιχείρησής σας κατευθείαν μέσα από το πρόγραμμα CRM.

Δημιουργήστε προηγμένους αυτοματισμούς

Με τη διασύνδεση VoIP CRM έχετε τη δυνατότητα να στήσετε αυτοματισμούς όπως την αποστολή surveys/ερωτηματολογίων στους καλούντες αμέσως μετά τον τερματισμό της κλήσης.

6 Οφέλη της χρήσης VoIP CRM Integration για την επιχείρησή σας

Όπως αναλύσαμε παραπάνω οι δυνατότητες που προκύπτουν από τη διασύνδεση των δύο συστημάτων είναι πολυάριθμες και καλύπτουν ένα ευρύ φάσμα. Ας δούμε τώρα συγκεκριμένα οφέλη που μπορούν να προκύψουν για εσάς και την ομάδα σας:

1. Εξοικονόμηση χρόνου
Με μία διασύνδεση VoIP και CRM μπορεί να βελτιωθεί κατακόρυφα η αποδοτικότητα του τηλεφωνικού σας κέντρου. Με τον συγχρονισμό των δύο συστημάτων καταργείτε την ανάγκη για χειροκίνητη εισαγωγή δεδομένων και παρέχετε στους agents του κέντρου άμεσα όλες τις απαιτούμενες πληροφορίες για να εξυπηρετούν αποτελεσματικά.

2. Αύξηση ικανοποίησης των εργαζομένων
Η αυτοματοποίηση επαναλαμβανόμενων και μονότονων διεργασιών επιταχύνει τα καθημερινά operations, κάνει τους agents πιο αποτελεσματικούς και μειώνει τυχόν δυσαρέσκειες που δημιουργούν τριβές και άσχημο κλίμα.

3. Αύξηση ικανοποίησης πελατών
Παρέχοντας στους agents εύκολη και γρήγορη πρόσβαση στις πληροφορίες των πελατών, τους επιτρέπετε να προσωποποιούν κάθε συνομιλία, να ανταποκρίνονται στις εξατομικευμένες ανάγκες κάθε καλούντα και να επιλύουν γρήγορα οποιοδήποτε ζήτημα.

4. Αύξηση παραγωγικότητας
Με ένα VoIP CRM integration, ελαχιστοποιείται η ανάγκη εναλλαγής μεταξύ διαφορετικών εργαλείων και πλατφορμών για τους υπαλλήλους, οι οποίοι διαχειρίζονται τις κλήσεις κατευθείαν μέσα από το CRM, ενώ ταυτόχρονα μειώνονται τα λάθη που οφείλονται σε misspellings κατά τη χειροκίνητη εισαγωγή/καταγραφή πληροφοριών. Επιπρόσθετα, δεν υπάρχει πλέον ανάγκη συχνών επικοινωνιών μεταξύ των agents προκειμένου να λάβουν πληροφορίες, καθώς όλο το ιστορικό βρίσκεται στην οθόνη κάθε agent.

5. Βελτιωμένη διαχείριση δεδομένων
Χάρη στη διασύνδεση, η σωστή και ολοκληρωμένη καταγραφή δεδομένων και customer information πραγματοποιείται εύκολα και αξιόπιστα. Επιπλέον, η πρόσβαση στα δεδομένα είναι ανοιχτή σε όλους τους εργαζομένους ενισχύοντας έτσι την απόδοση, οι πωλητές γνωρίζουν το προφίλ του δυνητικού πελάτη και οι agents τεχνικής υποστήριξης έχουν στη διάθεσή τους όλες τις προηγούμενες επικοινωνίες προκειμένου να βοηθήσουν στοχευμένα.

6. Καλύτερη λήψη αποφάσεων
Έχοντας πρόσβαση σε αναλυτικά reports και προηγμένα metrics, έχετε τη δυνατότητα να λάβετε καλύτερες και πιο ενημερωμένες αποφάσεις που θα αυξήσουν την ανάπτυξη της επιχείρησής σας.

Ανακαλύψτε τα Cloud Τηλ. Κέντρα

Κλείνοντας

Η διασύνδεση VoIP με CRM αποτελεί μία στρατηγική επιλογή για επιχειρήσεις που θέλουν να βελτιώσουν την επικοινωνία με τους πελάτες, να αυξήσουν την παραγωγικότητα και να ενισχύσουν τις πωλήσεις τους. Με την κατάλληλη λύση VoIP CRM integration, οι εταιρείες μπορούν να προσφέρουν υψηλής ποιότητας εξυπηρέτηση, βελτιώνοντας την εμπειρία των πελατών και ενισχύοντας τη συνολική απόδοσή τους.

Εάν αναζητάτε έναν αξιόπιστο πάροχο για τη διασύνδεση VoIP με CRM, επικοινωνήστε σήμερα μαζί μας για να βρείτε την ιδανική λύση για την επιχείρησή σας!

Επικοινωνήστε μαζί μας

Τηλεφωνικά Κέντρα Ξενοδοχείων - Γιατί να μεταβείτε στο Cloud

23 Οκτωβρίου 2024 0 minutes read

Τα ξενοδοχεία ως ένας πελατοκεντρικός κλάδος έχουν αρκετά εξειδικευμένες ανάγκες επικοινωνίας προκειμένου να παρέχουν άριστη εξυπηρέτηση και μια συνολικά καλή εμπειρία στους φιλοξενούμενους.

Συνεπώς, τα τηλεφωνικά κέντρα ξενοδοχείων πρέπει να ανταποκρίνονται σε αυτές τις εξειδικευμένες ανάγκες αλλά και να είναι ευέλικτα ώστε η λειτουργία των ξενοδοχείων να είναι ομαλή και απρόσκοπτη.

Τα σύγχρονα τηλεφωνικά κέντρα για ξενοδοχεία είναι ένας από τους βασικούς παράγοντες της επιτυχίας των ξενοδοχειακών μονάδων, καθώς μπορούν να εξασφαλίσουν υψηλού επιπέδου εξυπηρέτηση και ταυτόχρονα αποτελεσματικά εσωτερικά operations.

Cloud Τηλεφωνικά Κέντρα για Ξενοδοχεία - Γιατί να τα επιλέξετε;

Για να παρέχουν τις κατάλληλες υπηρεσίες τόσο στο προσωπικό όσο και στους φιλοξενούμενους τα ξενοδοχεία χρειάζονται ένα τηλεφωνικό σύστημα επικοινωνίας με προηγμένα χαρακτηριστικά.

Τα Cloud Τηλεφωνικά Κέντρα προσφέρουν μια ιδανική λύση στα ξενοδοχεία, καθώς είναι παραμετροποιήσιμα, ευέλικτα και δίνουν τη δυνατότητα εύκολης και άμεσης διαχείρισης αριθμών, γραμμών και δρομολόγησης κλήσεων.

Ας δούμε μια σειρά από πλεονεκτήματα:

1 - Εύκολο setup και διαχείριση

Τα cloud τηλεφωνικά κέντρα για να λειτουργήσουν χρειάζονται μόνο συσκευές συνδεδεμένες στο internet. Συνεπώς, τα ξενοδοχεία μπορούν να σετάρουν το τηλεφωνικό τους κέντρο μέσα σε λίγες ώρες και να το διαχειρίζονται εύκολα μέσα από ένα online panel.

2 - Ελάχιστες απαιτήσεις εξοπλισμού

Τα cloud κέντρα δεν απαιτούν επένδυση σε ακριβό εξοπλισμό, αντίθετα οι κλήσεις πραγματοποιούνται μέσω υπολογιστών, κινητών, tablets, VoIP συσκευών ακόμα και αναλογικών συσκευών με τη χρήση ενός VoIP adapter.

3 - Επεκτασιμότητα

Τα ξενοδοχεία μπορούν να προσθέτουν νέες γραμμές και χρήστες στο τηλεφωνικό κέντρο μέσα σε λίγες ώρες, χωρίς να απαιτούνται δαπανηρές αναβαθμίσεις εξοπλισμού. Συνεπώς μπορούν να προσαρμόζονται άμεσα σε περιόδους αυξημένης ή μειωμένης ζήτησης αντίστοιχα.

4 - Προσβασιμότητα από Οπουδήποτε

Το προσωπικό μπορεί να διαχειριστεί τις κλήσεις ακόμα και από απομακρυσμένες τοποθεσίες, κάτι ιδιαίτερα χρήσιμο για μεγάλες ξενοδοχειακές αλυσίδες.

5 - Κόστος Λειτουργίας

H VoIP τηλεφωνία παρέχει εξαιρετικά ανταγωνιστικές χρεώσεις κλήσεων, ειδικά για προορισμούς του εξωτερικού. Επίσης, τα ξενοδοχεία μπορούν να αποκτήσουν γεωγραφικούς αριθμούς από άλλες χώρες, ώστε οι δυνητικοί πελάτες να καλούν με αστική χρέωση το ξενοδοχείο ή ακόμα και εντελώς δωρεάν.

Ανακαλύψτε τα Cloud Τηλ. Κέντρα

Κορυφαία Χαρακτηριστικά των Cloud Τηλεφωνικών Κέντρων για Ξενοδοχεία

Ας δούμε μερικές από τις προηγμένες λειτουργίες των cloud τηλεφωνικών κέντρων που όχι μόνο ενισχύουν την εμπειρία των επισκεπτών αλλά και βελτιώνουν τη συνολική αποδοτικότητα ενός ξενοδοχείου.

Αυτόματη Δρομολόγηση Κλήσεων (IVR)

Οι επισκέπτες κατευθύνονται αυτόματα στο κατάλληλο τμήμα, έτσι το cloud κέντρο μειώνει τον χρόνο αναμονής τους και επιτρέπει την ταχεία εξυπηρέτηση.

Ενοποίηση με CRM

Αυτή η δυνατότητα επιτρέπει τη συνεχή ενημέρωση του προσωπικού σχετικά με τις ανάγκες των επισκεπτών, τις κρατήσεις και τις ειδικές απαιτήσεις, διευκολύνοντας έτσι τη διαδικασία εξυπηρέτησης.

Εσωτερική Επικοινωνία

Το cloud κέντρο διευκολύνει την εσωτερική επικοινωνία μεταξύ των υπαλλήλων, επιτρέποντας γρήγορη και αποτελεσματική συνεργασία για την επίλυση προβλημάτων.

Voicemail

Οι επισκέπτες μπορούν να αφήνουν μηνύματα φωνητικού ταχυδρομείου, που μπορούν να ανακτηθούν από το προσωπικό σε βολικές ώρες, εξασφαλίζοντας ότι κανένα αίτημα δεν παραλείπεται.

Προσαρμοσμένα Μηνύματα Αναμονής

Εξατομικευμένα μηνύματα κατά την αναμονή μπορούν να ενημερώνουν τους καλεσμένους για τις προσφορές του ξενοδοχείου ή να τους παρέχουν σημαντικές πληροφορίες.

Καταγραφή Κλήσεων

Οι κλήσεις μπορούν να καταγράφονται και να παρακολουθούνται για εκπαιδευτικούς σκοπούς, διασφαλίζοντας ότι οι υπάλληλοι παρέχουν άριστη εξυπηρέτηση.

Επιλογή του Κατάλληλου Παρόχου

Η επιλογή του σωστού παρόχου τηλεφωνικών κέντρων είναι καίριας σημασίας για την επιτυχία της επικοινωνιακής στρατηγικής ενός ξενοδοχείου. Εδώ είναι μερικά βασικά χαρακτηριστικά που πρέπει να εξετάσει μια επιχείρηση πριν προχωρήσει:

Υποστήριξη

Ένας αξιόπιστος πάροχος πρέπει να προσφέρει συνεχή υποστήριξη και να εξασφαλίζει τη συνεχή λειτουργία του συστήματος χωρίς διακοπές.

Εξατομίκευση

Κάθε ξενοδοχείο έχει διαφορετικές ανάγκες, και γι' αυτό απαιτούνται λύσεις που μπορούν να προσαρμοστούν.

Ανάλυση Δεδομένων

Οι καλύτεροι πάροχοι προσφέρουν εργαλεία για την παρακολούθηση της απόδοσης των κλήσεων και την ανάλυση δεδομένων, επιτρέποντας έτσι βελτιώσεις σε πραγματικό χρόνο.

Συμπεράσματα

Τα τηλεφωνικά κέντρα αποτελούν αναπόσπαστο κομμάτι της επιτυχημένης λειτουργίας ενός σύγχρονου ξενοδοχείου. Προσφέρουν εργαλεία για την καλύτερη διαχείριση των επικοινωνιών, τη βελτίωση της εξυπηρέτησης πελατών και τη μείωση του λειτουργικού κόστους. Επενδύοντας σε μια σύγχρονη cloud λύση τηλεφωνικού κέντρου, τα ξενοδοχεία μπορούν να διαφοροποιηθούν από τον ανταγωνισμό, προσφέροντας στους επισκέπτες τους μια εμπειρία διαμονής που ξεχωρίζει.

Εάν διαθέτετε μια ξενοδοχειακή μονάδα και θέλετε να αναβαθμίσετε την επικοινωνία και την εξυπηρέτηση των πελατών, είμαστε εδώ για να σας βοηθήσουμε.

Επικοινωνήστε μαζί μας

Εθνική Εβδομάδα Εξυπηρέτησης Πελατών

25 Σεπτεμβρίου 2024 0 minutes read

news

Κάθε Οκτώβρη, η Yuboto, ως υπερήφανο μέλος του Ελληνικού Ινστιτούτου Εξυπηρέτησης Πελατών, συμμετέχει σε μια παγκόσμια γιορτή για το θεσμό της Εξυπηρέτησης Πελατών.

Πρόκειται για την Εθνική Εβδομάδα Εξυπηρέτησης Πελατών, που φέτος γιορτάζεται από 7 έως 13 Οκτωβρίου. Μέσα από αυτή τη γιορτή, αναγνωρίζονται και επιβραβεύονται οι άνθρωποι της πρώτης γραμμής που καθημερινά εξυπηρετούν και υποστηρίζουν τους πελάτες. Ταυτόχρονα, αναδεικνύονται οι καλές πρακτικές και ενισχύεται το πνεύμα συνεργατικότητας μέσα από ειδικές δράσεις και δραστηριότητες.

Στη χώρα μας φέτος συμμετέχουν στην Εθνική Εβδομάδα περισσότερες από 100 εταιρείες με εκδηλώσεις εστιασμένες στα τμήματα υποστήριξης, ενώ ταυτόχρονα η εβδομάδα είναι γεμάτη με πολλές εκπλήξεις και δώρα για τους πελάτες. Συνολικά, χιλιάδες εταιρείες σε περισσότερες από 60 χώρες θα δώσουν το παρόν στη φετινή γιορτή.

Προταιρεότητά μας, εσείς!

Στον πυρήνα της κουλτούρας μας, βρίσκεστε εσείς, οι πελάτες μας, συνεπώς προσπαθούμε χρόνο με τον χρόνο να βελτιώνουμε συνεχώς διαδικασίες και συστήματα εξυπηρέτησης, ενώ παράλληλα εκπαιδεύουμε συχνά το τμήμα εξυπηρέτησης στις πλέον πρόσφατες καλές πρακτικές.

Είμαστε περήφανοι για τη σχέση εμπιστοσύνης που έχουμε χτίσει και συνεχίζουμε με τον ίδιο ζήλο και τα επόμενα χρόνια.

Τηλεφωνικά Κέντρα VoIP: Πλήρης Οδηγός για τις ψηφιακές λειτουργίες τους

08 Απριλίου 2022 0 minutes read

Τα σημερινά σύγχρονα τηλεφωνικά κέντρα VoIP παρέχουν ένα τεράστιο πλήθος χρήσιμων ψηφιακών λειτουργιών. Για να μπορέσει κανείς να τις εκμεταλλευτεί πρέπει να γνωρίζει τι κάνουν και σε αυτό εδώ το άρθρο θα προσπαθήσουμε να εξηγήσουμε με απλά λόγια τις σημαντικότερες από αυτές.

Πριν ξεκινήσουμε, πολύ σύντομα θα πούμε ότι ένα τηλεφωνικό κέντρο για να λειτουργήσει χρειάζεται 2 πράγματα, extensions/εσωτερικά και τηλεφωνικές γραμμές. Κάθε εσωτερικό αντιστοιχεί και σε ένα χρήστη/θέση εργασίας. Οι τηλεφωνικές γραμμές που θα συνδεθούν στο τηλεφωνικό κέντρο θα καθορίσουν πόσες ταυτόχρονες κλήσεις μπορεί να δεχτεί ή να πραγματοποιήσει η εταιρεία.

Οι ψηφιακές λειτουργίες που θα παρουσιάσουμε παρακάτω συνδέουν με διάφορους τρόπους και τακτικές τις εισερχόμενες κλήσεις με τα extensions δηλαδή τους ανθρώπους της εταιρείας.

Λειτουργίες εισερχόμενων κλήσεων

Παρακάτω παρουσιάζονται οι υπηρεσίες που μπορεί να ενεργοποιήσει ο κάτοχος ενός τηλεφωνικού κέντρου VoIP για την διαχείριση εισερχόμενων κλήσεων.

Announcements – Ανακοινώσεις

Με αυτή τη λειτουργία μπορεί κάποιος να προσθέσει μια φωνητική ανακοίνωση σε μια κλήση. Ο καλών δεν μπορεί να κάνει καμία ενέργεια, απλά περιμένει να τελειώσει το ηχογραφημένο μήνυμα και μετά προχωράει στο επόμενο στάδιο της κλήσης όποιο και αν είναι αυτό. Τα announcements είναι μία πολύ χρήσιμη λειτουργία, καθώς μπορούν να αξιοποιηθούν ώστε να παρέχουν απαραίτητες πληροφορίες στον καλούντα ή να αναπαράγουν διαφημιστικά μηνύματα.

IVR – Τηλεφωνικό Μενού Επιλογών

Σας έχει τύχει ποτέ να καλέσετε σε μια εταιρεία και η κλήση να απαντηθεί αυτόματα και να σας καλωσορίσει με ένα τηλεφωνικό μενού επιλογών; Αυτό στην γλώσσα τον τηλεφωνικών κέντρων ονομάζεται IVR (Interactive Voice Response). Τα IVR μπορούν ανάλογα με την επιλογή του καλούντος να μεταφέρουν μια εισερχόμενη κλήση σε ένα συγκεκριμένο τμήμα ή σε μια ομάδα εσωτερικών για να απαντηθεί από κάποιο διαθέσιμο υπάλληλο.

Ring Group

Αν θέλετε όταν κάποιος καλέσει τον τηλεφωνικό αριθμό σας να χτυπήσουν ταυτόχρονα τα τηλέφωνα μιας ομάδας ατόμων το ring group είναι ο τρόπος για να το υλοποιήσετε. Τα ring groups μπορούν να έχουν και μια φωνητική ανακοίνωση πριν την εκκίνηση της κλήσης.

Queues

Τηλεφωνική ουρά αναμονής. Αν έχετε καλέσει ποτέ σε κάποια εταιρεία που δέχεται πολλές κλήσεις και έχετε ενημερωθεί πως είστε στην αναμονή, τότε ξέρετε για τι πράγμα μιλάμε. Στην γλώσσα των τηλεφωνικών κέντρων αυτό ονομάζεται Queue. Τα queues σας ενημερώνουν με ηχητικό μήνυμα ότι έχετε εισέλθει σε ουρά αναμονής και επιπλέον μπορούν να ανακοινώνουν την θέση σας στην ουρά αναμονής καθώς και τον μέσο χρόνο αναμονής. Μερικά πιο εξελιγμένα τηλεφωνικά κέντρα σας δίνουν ακόμα και την δυνατότητα να κλείσετε το τηλέφωνο και το σύστημα θα σας καλέσει αυτόματα όταν έρθει η σειρά σας. Πολύ καλός τρόπος να αυξήσει κανείς την ικανοποίηση του πελάτη μειώνοντας αποτελεσματικά την ταλαιπωρία της αναμονής.

Time Conditions

Αν έχετε καλέσει μια εταιρεία εκτός του ωραρίου λειτουργίας και σας έχει υποδεχτεί με ένα ηχογραφημένο μήνυμα το οποίο σας ενημερώνει ότι η εταιρεία είναι κλειστή ή σας προτρέπει να αφήσετε ένα μήνυμα τότε σίγουρα έχετε πέσει πάνω σε ένα time condition. Χρησιμοποιώντας time conditions στην ροή μιας κλήσης μπορούμε να διαχειριστούμε τις κλήσεις διαφορετικά ανάλογα με την ημέρα και ώρα που συμβαίνει η κλήση. Έτσι, μια εταιρεία μπορεί να ενημερώνει με διαφορετικά ηχογραφημένα μηνύματα για το τι συμβαίνει: ότι έχει κλείσει για την ημέρα, ότι είναι κλειστή λόγω διακοπών ή ότι είναι κλειστή λόγω κάποιας εθνικής εορτής.

Conferences – Συνδιαλέξεις

Αν θέλετε να πραγματοποιήσετε μια ομαδική τηλεφωνική κλήση τότε θα χρειαστείτε ένα conference και πιο συγκεκριμένα ένα conference room. Το “δωμάτιο” αυτό μπορεί να ασφαλιστεί με κωδικό και μπορεί να έχει και ένα διαχειριστή που είναι ικανός αφαιρέσει ή να κάνει mute ένα από τα μέλη στην κλήση. Οι συμμετέχοντας πρέπει να καλέσουν ένα τηλεφωνικό αριθμό και ίσως μετά να επιλέξουν το δωμάτιο που θέλουν να μπουν αν υπάρχουν περισσότερα από ένα. Είναι μια λειτουργία που βοηθάει πολύ στην τηλεργασία αλλά και στις πωλήσεις αφού επιτρέπει σε πολλά άτομα να πραγματοποιήσουν μια εικονική συνάντηση.

Call Recording

Όπου αυτό απαιτείται υπάρχει η δυνατότητα ηχογράφησης εισερχόμενων αλλά και εξερχόμενων κλήσεων όλων ή συγκεκριμένων εσωτερικών τηλεφωνικών αριθμών.

Call Detail Records

Tα τηλεφωνικά κέντρα VoIP παρέχουν πλήρη και αναλυτικά στατιστικά των κλήσεων, ώστε να έχετε σαφή εικόνα και να ελέγχετε την αποδοτικότητα της ομάδας σας.

Fax Server

Κεντρικός μηχανισμός για αποστολή και λήψη fax μέσω υπολογιστή. Τα εισερχόμενα fax αποστέλλονται αυτόματα σε προεπιλεγμένο email για περαιτέρω επεξεργασία.

Διασύνδεση με CRΜ

Το τηλεφωνικό κέντρο VoIP μπορεί να παραμετροποιηθεί ώστε σε κάθε εισερχόμενη κλήση να ενημερώνει και το CRM πρόγραμμα της εταιρείας σας. Πολλά CRM προγράμματα υποστηρίζουν την δημιουργία pop up στον υπολογιστή των χρηστών με τα στοιχεία του καλούντος. Αρκετά καλή λειτουργία για υποστήριξη, πωλήσεις και παραγγελιοληψία.

Call Flow – Αλλαγή ροής κλήσεων τηλεφωνικού κέντρου on demand

Αν θέλουμε να αλλάζουμε την λειτουργία του τηλεφωνικού κέντρου on demand τότε θα πρέπει να χρησιμοποιήσουμε ένα call flow. Με το πάτημα μερικών πλήκτρων από την τηλεφωνική μας συσκευή μπορούμε να αλλάξουμε εντελώς το σενάριο διαχείρισης των εισερχόμενων κλήσεων. Φανταστείτε μια εταιρεία που δεν κλείνει πάντα ακριβώς την ίδια ώρα. Έτσι σε αυτή την περίπτωση η χρήση ενός time condition για την αλλαγή του ηχητικού καλωσορίσματος δεν εξυπηρετεί. Αντίθετα με το call flow κατά το κλείσιμο της εταιρείας ο υπάλληλος γυρνάει χειροκίνητα το τηλεφωνικό κέντρο στο μήνυμα κλειστού. Ένα άλλο σενάριο θα μπορούσε να περιλαμβάνει το τηλέφωνο ενός γιατρού ο οποίος γυρνάει τις κλήσεις σε τηλεφωνητή όταν έχει ασθενή.

Ψηφιακές Λειτουργίες - Ευκολίες χρηστών

Οι χρήστες ενός σύγχρονου VoIP τηλεφωνικού κέντρου απολαμβάνουν ένα πλήθος σύγχρονων λειτουργιών. Η ζωή τους γίνεται ευκολότερη και η εργασία τους αποτελεσματικότερη.
Διαβάστε παρακάτω με απλά λόγια την περιγραφή κάθε λειτουργίας:

Caller Ιd

Στις εισερχόμενες κλήσεις φαίνεται ο αριθμός και το όνομα του καλούντος εάν αυτό είναι διαθέσιμο.

Call Waiting

Εάν ενεργοποιήσετε την δυνατότητα, τότε όταν μιλάτε σε μια κλήση και σας καλέσει δεύτερο άτομο θα ακούσετε beep στο παρασκήνιο και έχετε την δυνατότητα να βάλετε την 1η κλήση στην οποία είστε σε αναμονή και να σηκώσετε τη δεύτερη.

Call Hold

Μπορείτε να βάλετε μια κλήση στην αναμονή, είτε για να απαντήσετε μια άλλη κλήση, είτε για να κάνετε μια άλλη κλήση είτε για οτιδήποτε άλλο.

Music on Hold

Όταν βάλετε μια κλήση στην αναμονή, τότε το άτομο στην αναμονή μπορεί να ακούει μουσική όσο περιμένει. Μπορείτε ακόμα και να χρησιμοποιήσετε διαφημιστικά μηνύματα κατά την αναμονή.

Voicemail

Μπορείτε να ενεργοποιήσετε τηλεφωνητή και να λαμβάνετε φωνητικά μηνύματα αν δεν απαντήσετε μια κλήση. Οι φωνητικές θυρίδες προστατεύονται από pin. Και αν θέλετε μπορείτε να αντικαταστήσετε το μήνυμα που ακούγεται με το δικό σας προσωπικό μήνυμα. Τα μηνύματα που σας αφήνουν τα λαμβάνετε στο email σας, αλλά μπορείτε να τα ακούσετε και από την τηλεφωνική συσκευή σας.

Ενημέρωση με email για χαμένες κλήσεις

Μια πολύ χρήσιμη λειτουργία για να ξέρετε ανά πάσα στιγμή όπου και να είστε ποιος σας έχει καλέσει ενώ λείπατε.

Call Pickup

Αν χτυπάει κάποιο άλλο εσωτερικό τότε μπορείτε να τραβήξετε την κλήση από την συσκευή σας πατώντας απλά μερικά πλήκτρα. Εδώ μπορούν να δημιουργηθούν ομάδες εσωτερικών που μπορούν να μοιράζονται αυτή την λειτουργία. Έτσι επιτρέπουμε σε κάθε εσωτερικό να “τραβάει” κλήσεις μόνο από συγκεκριμένα εσωτερικά.

Operator Panel

Είναι ένα online σύστημα που σας επιτρέπει να βλέπετε την κατάσταση όλων των εσωτερικών της εταιρείας. Χρήστες με αρκετά δικαιώματα μπορούν ακόμα και να τερματίσουν την κλήση ενός εσωτερικού. Επίσης, αν ένα εσωτερικό μιλάει και η κλήση ηχογραφείται, αυτό φαίνεται και εδώ.

Call Transfer

Μπορείτε να μεταφέρετε οποιαδήποτε εισερχόμενη κλήση από το τηλέφωνο σας σε οποιοδήποτε άλλο τηλέφωνο της εταιρείας.

Call Forward

Εκτροπή της εισερχόμενης κλήσης σε άλλο αριθμό. Η εκτροπή μπορεί να υλοποιηθεί γρήγορα από την συσκευή πληκτρολογώντας ένα κωδικό και τον αριθμό εκτροπής. Η εκτροπή μπορεί να είναι άμεση, δηλαδή το τηλέφωνο δεν θα χτυπήσει και θα χτυπήσει απευθείας ο αριθμός που έχουμε επιλέξει, ή έμμεση δηλαδή πρώτα θα χτυπήσει το εσωτερικό και αν δεν απαντηθεί μετά από κάποια δευτερόλεπτα θα προωθηθεί κάπου αλλού.

Follow me

Μια πολύ ωραία λειτουργία που σας επιτρέπει να προωθείτε εισερχόμενες κλήσεις σε άλλα τηλέφωνα με διάφορους τρόπους. Για παράδειγμα μπορείτε να ορίσετε στο τηλεφωνικό κέντρο ότι όταν λαμβάνετε μια κλήση στο εσωτερικό σας και δεν την απαντήσετε σε 15 δευτερόλεπτα, τότε να προωθείται στο κινητό σας. Η υπηρεσία επιτρέπει τη δημιουργία παράλληλων αλλά και σειριακών κλήσεων όπου χρειαστεί. Μια λειτουργία απαραίτητη αν δεν θέλετε να χάσετε ποτέ καμία κλήση.

Call Monitoring – Συνακρόαση κλήσεων

Επιτρέπεται σε συγκεκριμένα εσωτερικά να μπορούν να ακούν τις κλήσεις άλλων εσωτερικών σε πραγματικό χρόνο

Call Barge

Δίνεται η δυνατότητα σε μερικούς χρήστες του τηλεφωνικού κέντρου να μπορούν να μπαίνουν σε κλήσεις, και είτε να μιλάνε κρυφά στον συνάδελφο, είτε να μιλήσουν και στα 2 μέρη είτε ακόμα και να πάρουν την κλήση από τον αρχικό ομιλητή. Μία πολύ χρήσιμη λειτουργία κατά την εκπαίδευση του προσωπικού.

Κάπου εδώ ολοκληρώνεται το άρθρο για τα τηλεφωνικά κέντρα VoIP και όλες τις δυνατότητές τους.
Εάν ενδιαφέρεστε να μάθετε περισσότερα για τα cloud τηλεφωνικά κέντρα μείνετε συντονισμένοι, καθώς θα ακολουθήσουν πολλά ακόμη ενδιαφέροντα άρθρα.