Cloud PBX vs On-Premise PBX: Ποιο Τηλεφωνικό Κέντρο Συμφέρει την Επιχείρησή σας;

Η επιλογή τηλεφωνικού κέντρου αποτελεί μια σημαντική απόφαση για κάθε επιχείρηση. Είτε δημιουργείτε μια νέα τηλεφωνική υποδομή είτε σχεδιάζετε την αναβάθμιση του υπάρχοντος συστήματος, ένα από τα βασικά ερωτήματα που θα αντιμετωπίσετε είναι: Cloud PBX ή On-Premise PBX;

Και οι δύο λύσεις μπορούν να υποστηρίξουν την επαγγελματική τηλεφωνία, να οργανώσουν τις εισερχόμενες κλήσεις και να προσφέρουν προηγμένες λειτουργίες επικοινωνίας. Διαφέρουν, όμως, στον τρόπο εγκατάστασης, στο κόστος, στη συντήρηση και στις δυνατότητες επέκτασης.

Το Cloud PBX λειτουργεί σε υποδομή παρόχου και παρέχεται ως υπηρεσία μέσω δικτύου, ενώ το On-Premise PBX εγκαθίσταται και λειτουργεί στις εγκαταστάσεις της επιχείρησης.

Ποια επιλογή είναι καταλληλότερη; Σε αυτόν τον οδηγό συγκρίνουμε αναλυτικά τις δύο τεχνολογίες, παρουσιάζουμε τα πλεονεκτήματα και τους περιορισμούς τους και εξηγούμε ποια κριτήρια πρέπει να εξετάσετε πριν επενδύσετε σε ένα νέο τηλεφωνικό κέντρο.

Τι είναι το Cloud PBX;

Το Cloud PBX (Cloud Private Branch Exchange) είναι ένα τηλεφωνικό κέντρο που φιλοξενείται σε απομακρυσμένη υποδομή και παρέχεται μέσω διαδικτύου ή άλλης κατάλληλης δικτυακής σύνδεσης.

Αντί να εγκαταστήσετε έναν κεντρικό τηλεφωνικό εξυπηρετητή στα γραφεία σας, χρησιμοποιείτε μια υπηρεσία που διαχειρίζεται ο πάροχος.

Οι εργαζόμενοι συνδέονται στο σύστημα μέσω συμβατών IP τηλεφώνων, softphones ή άλλων υποστηριζόμενων συσκευών.

Ένα σύγχρονο Cloud PBX μπορεί να προσφέρει λειτουργίες όπως:

Οι διαθέσιμες λειτουργίες εξαρτώνται από την πλατφόρμα και το πακέτο υπηρεσιών.

Πώς λειτουργεί ένα Cloud PBX στην πράξη;

Ας υποθέσουμε ότι μια επιχείρηση διαθέτει δέκα εργαζομένους σε δύο διαφορετικά γραφεία.

Με ένα Cloud PBX, οι εργαζόμενοι μπορούν να χρησιμοποιούν εσωτερικά τηλέφωνα που ανήκουν στο ίδιο σύστημα, παρότι βρίσκονται σε διαφορετικές τοποθεσίες.

Οι εισερχόμενες κλήσεις δρομολογούνται σύμφωνα με κανόνες που ορίζει η επιχείρηση, ενώ οι αλλαγές σε χρήστες, τμήματα ή ωράρια μπορούν να πραγματοποιούνται κεντρικά, εφόσον υποστηρίζονται από το περιβάλλον διαχείρισης.

Αυτό επιτρέπει στην τηλεφωνική υποδομή να προσαρμόζεται ευκολότερα στις ανάγκες μιας αναπτυσσόμενης επιχείρησης.

Τι είναι το On-Premise PBX;

Το On-Premise PBX είναι ένα τηλεφωνικό κέντρο του οποίου ο κεντρικός εξοπλισμός ή εξυπηρετητής εγκαθίσταται στις εγκαταστάσεις της επιχείρησης.

Η διαχείριση του συστήματος πραγματοποιείται από την ίδια την επιχείρηση ή από εξωτερικό τεχνικό συνεργάτη.

Ένα On-Premise PBX μπορεί να είναι παλαιότερης τεχνολογίας ή να αποτελεί ένα σύγχρονο IP PBX που χρησιμοποιεί VoIP και SIP Trunking.

Επομένως, η βασική διαφορά από το Cloud PBX δεν είναι απαραίτητα η τεχνολογία φωνής, αλλά το πού λειτουργεί η κεντρική υποδομή και ποιος αναλαμβάνει τη διαχείρισή της.

Πώς λειτουργεί ένα On-Premise PBX;

Η επιχείρηση εγκαθιστά το τηλεφωνικό σύστημα στον χώρο της και συνδέει σε αυτό τις τηλεφωνικές συσκευές ή τα τερματικά των εργαζομένων.

Οι κλήσεις διαχειρίζονται από το τοπικό σύστημα και συνδέονται με το δημόσιο τηλεφωνικό δίκτυο μέσω συμβατών γραμμών ή SIP Trunks.

Η επιχείρηση ή ο τεχνικός συνεργάτης της αναλαμβάνει συνήθως:

Η συγκεκριμένη αρχιτεκτονική προσφέρει άμεσο έλεγχο του τοπικού εξοπλισμού, αλλά συνεπάγεται και μεγαλύτερη ευθύνη για τη συντήρησή του.

Cloud PBX vs On-Premise PBX: Αναλυτική σύγκριση

Ο παρακάτω πίνακας συνοψίζει τις βασικές διαφορές μεταξύ των δύο λύσεων.

Δεν υπάρχει μία λύση που να υπερέχει σε κάθε κριτήριο. Η σωστή επιλογή εξαρτάται από τις τεχνικές απαιτήσεις, τον προϋπολογισμό και τον τρόπο λειτουργίας της επιχείρησής σας.

Cloud PBX vs On-Premise PBX: Ποιο έχει χαμηλότερο κόστος;

Το κόστος αποτελεί ένα από τα σημαντικότερα κριτήρια κατά την επιλογή τηλεφωνικού κέντρου.

Ωστόσο, δεν αρκεί να συγκρίνετε μόνο την αρχική τιμή αγοράς ή το μηνιαίο πάγιο. Χρειάζεται να εξετάσετε το Συνολικό Κόστος Ιδιοκτησίας (Total Cost of Ownership – TCO) σε βάθος χρόνου.

Κόστος Cloud PBX

Σε ένα Cloud PBX, συνήθως δεν απαιτείται αγορά κεντρικού τηλεφωνικού εξυπηρετητή.

Οι βασικές δαπάνες μπορεί να περιλαμβάνουν:

Το συγκεκριμένο μοντέλο μπορεί να είναι ιδιαίτερα ελκυστικό για επιχειρήσεις που θέλουν να περιορίσουν το αρχικό κόστος επένδυσης.

Κόστος On-Premise PBX

Σε ένα On-Premise PBX, οι δαπάνες μπορεί να περιλαμβάνουν:

Εάν η επιχείρηση διαθέτει ήδη σύγχρονο On-Premise PBX, το κόστος συνέχισης της χρήσης του μπορεί να είναι ανταγωνιστικό, ιδιαίτερα όταν δεν προβλέπονται σημαντικές αλλαγές.

Πώς να υπολογίσετε το πραγματικό κόστος;

Για μια πιο αντικειμενική σύγκριση, υπολογίστε το συνολικό κόστος για τα επόμενα τρία έως πέντε χρόνια.

Συμπεριλάβετε την αρχική εγκατάσταση, τις συνδρομές, τη συντήρηση, τις αναβαθμίσεις, τις απαιτούμενες συσκευές και τις εκτιμώμενες ανάγκες επέκτασης.

Το Cloud PBX δεν είναι απαραίτητα φθηνότερο σε κάθε περίπτωση. Συνήθως προσφέρει μικρότερη αρχική επένδυση και πιο προβλέψιμο μοντέλο δαπανών, ενώ το On-Premise μπορεί να είναι οικονομικά ανταγωνιστικό σε συγκεκριμένα σενάρια μακροχρόνιας χρήσης.

Επεκτασιμότητα: Ποιο τηλεφωνικό κέντρο υποστηρίζει καλύτερα την ανάπτυξη;

Οι ανάγκες τηλεφωνίας μιας επιχείρησης δεν παραμένουν σταθερές.

Μια ομάδα πέντε εργαζομένων μπορεί να μεγαλώσει, να δημιουργηθούν νέα τμήματα ή να ανοίξουν επιπλέον υποκαταστήματα.

Επέκταση με Cloud PBX

Στο Cloud PBX, η προσθήκη χρηστών πραγματοποιείται συνήθως μέσω αλλαγής πακέτου ή ενεργοποίησης επιπλέον θέσεων εργασίας.

Αυτό περιορίζει την ανάγκη επένδυσης σε νέο κεντρικό εξοπλισμό κάθε φορά που αυξάνεται το προσωπικό.

Επέκταση με On-Premise PBX

Η επέκταση ενός On-Premise PBX εξαρτάται από την αρχική χωρητικότητα του συστήματος.

Ορισμένα σύγχρονα συστήματα υποστηρίζουν σημαντική αύξηση χρηστών χωρίς αντικατάσταση εξοπλισμού. Άλλα μπορεί να χρειάζονται πρόσθετες άδειες, μονάδες ή αναβάθμιση.

Επομένως, εάν προβλέπετε συχνές αλλαγές στο μέγεθος της επιχείρησής σας, αξίζει να εξετάσετε το κόστος και την ευκολία μελλοντικής επέκτασης.

Cloud PBX ή On-Premise PBX για απομακρυσμένη εργασία;

Η δυνατότητα εργασίας από διαφορετικές τοποθεσίες έχει αποκτήσει ιδιαίτερη σημασία στην επιχειρησιακή τηλεφωνία.

Με ένα Cloud PBX, οι εργαζόμενοι μπορούν, εφόσον υποστηρίζεται, να συνδέονται στο εταιρικό τηλεφωνικό σύστημα από το γραφείο, το σπίτι ή άλλον χώρο εργασίας μέσω IP τηλεφώνων και εφαρμογών softphone.

Έτσι μπορούν να χρησιμοποιούν τις επαγγελματικές τηλεφωνικές λειτουργίες τους χωρίς να βρίσκονται απαραίτητα στις φυσικές εγκαταστάσεις της εταιρείας.

Η απομακρυσμένη πρόσβαση είναι εφικτή και με ένα On-Premise IP PBX, αλλά ενδέχεται να απαιτεί πρόσθετες ρυθμίσεις, ασφαλείς συνδέσεις ή ειδικό δικτυακό εξοπλισμό.

Για επιχειρήσεις με συχνή απομακρυσμένη εργασία ή κατανεμημένες ομάδες, το Cloud PBX μπορεί να απλοποιήσει σημαντικά την καθημερινή διαχείριση.

Ασφάλεια τηλεφωνικού κέντρου: Είναι ασφαλέστερο το Cloud ή το On-Premise;

Η ασφάλεια της τηλεφωνικής υποδομής είναι κρίσιμη, ιδιαίτερα όταν οι επιχειρήσεις διαχειρίζονται ευαίσθητες συνομιλίες και προσωπικά δεδομένα.

Η επιλογή μεταξύ Cloud και On-Premise δεν αρκεί από μόνη της για να καθορίσει το επίπεδο ασφάλειας.

Ασφάλεια στο Cloud PBX

Στο Cloud PBX, ο πάροχος αναλαμβάνει την ασφάλεια και συντήρηση της κεντρικής πλατφόρμας, ενώ η επιχείρηση εξακολουθεί να έχει ευθύνη για τη σωστή διαχείριση των χρηστών, των συσκευών και των δικαιωμάτων πρόσβασης.

Κατά την αξιολόγηση ενός παρόχου, εξετάστε:

Ασφάλεια στο On-Premise PBX

Στο On-Premise PBX, η επιχείρηση διαθέτει μεγαλύτερο άμεσο έλεγχο του τοπικού συστήματος, αλλά αναλαμβάνει περισσότερες τεχνικές ευθύνες.

Αυτές περιλαμβάνουν τις ενημερώσεις λογισμικού, την ασφαλή δικτυακή διαμόρφωση, τον περιορισμό πρόσβασης και την αντιμετώπιση περιστατικών.

Ένα τοπικό τηλεφωνικό κέντρο που δεν συντηρείται σωστά μπορεί να παρουσιάζει σημαντικούς κινδύνους, όπως μη εξουσιοδοτημένη χρήση ή τηλεφωνική απάτη.

Συμπέρασμα: Και οι δύο αρχιτεκτονικές μπορούν να προσφέρουν υψηλό επίπεδο ασφάλειας, εφόσον σχεδιαστούν και συντηρούνται κατάλληλα.

Αξιοπιστία: Τι συμβαίνει αν πέσει το Internet ή παρουσιαστεί βλάβη;

Η αδιάλειπτη λειτουργία της τηλεφωνίας αποτελεί βασική προτεραιότητα για πολλές επιχειρήσεις.

Κάθε αρχιτεκτονική αντιμετωπίζει διαφορετικούς κινδύνους.

Τι συμβαίνει σε ένα Cloud PBX;

Εάν διακοπεί η σύνδεση Internet ενός γραφείου, οι τηλεφωνικές συσκευές στον συγκεκριμένο χώρο μπορεί να χάσουν την πρόσβαση στην υπηρεσία.

Ωστόσο, ανάλογα με τον πάροχο και την παραμετροποίηση, μπορεί να είναι διαθέσιμες εναλλακτικές δυνατότητες, όπως δρομολόγηση προς άλλους χρήστες ή προώθηση κλήσεων.

Μια εφεδρική σύνδεση Internet μπορεί επίσης να περιορίσει τον κίνδυνο διακοπής.

Τι συμβαίνει σε ένα On-Premise PBX;

Ένα On-Premise PBX μπορεί, ανάλογα με τη διαμόρφωσή του, να διατηρεί εσωτερικές τηλεφωνικές λειτουργίες ακόμη και χωρίς σύνδεση στο Internet.

Ωστόσο, η δυνατότητα πραγματοποίησης εξωτερικών κλήσεων εξαρτάται από τις διαθέσιμες τηλεφωνικές διασυνδέσεις.

Επιπλέον, μια τοπική βλάβη εξοπλισμού ή διακοπή ρεύματος μπορεί να επηρεάσει το σύστημα.

Τι πρέπει να αξιολογήσετε;

Ανεξάρτητα από την επιλογή σας, εξετάστε:

Η αξιοπιστία δεν εξαρτάται αποκλειστικά από το αν το τηλεφωνικό κέντρο είναι Cloud ή On-Premise, αλλά από τον συνολικό σχεδιασμό της υποδομής.

Πότε συμφέρει να επιλέξετε Cloud PBX;

Το Cloud PBX αποτελεί μια ιδιαίτερα ενδιαφέρουσα λύση όταν η επιχείρησή σας:

Για πολλές μικρομεσαίες επιχειρήσεις, το Cloud PBX προσφέρει έναν πρακτικό συνδυασμό ευελιξίας, λειτουργικότητας και ελεγχόμενου αρχικού κόστους.

Πότε μπορεί να συμφέρει το On-Premise PBX;

Το On-Premise PBX μπορεί να παραμένει κατάλληλη επιλογή για επιχειρήσεις που:

Σε αυτές τις περιπτώσεις, η πλήρης αντικατάσταση του τηλεφωνικού κέντρου δεν αποτελεί απαραίτητα την οικονομικότερη ή καταλληλότερη λύση.

Έχετε ήδη On-Premise PBX; Το SIP Trunking μπορεί να είναι η εναλλακτική

Η επιλογή δεν περιορίζεται απαραίτητα στην πλήρη διατήρηση ή αντικατάσταση της υπάρχουσας υποδομής.

Εάν διαθέτετε σύγχρονο τηλεφωνικό κέντρο που υποστηρίζει SIP Trunking, μπορείτε να εξετάσετε τη διασύνδεσή του με έναν πάροχο VoIP.

Το SIP Trunk επιτρέπει σε ένα συμβατό τηλεφωνικό κέντρο να πραγματοποιεί και να δέχεται τηλεφωνικές κλήσεις μέσω IP δικτύου.

Με αυτόν τον τρόπο μπορείτε να αξιοποιήσετε την υπάρχουσα εγκατάσταση, χωρίς να χρειάζεται απαραίτητα να μεταβείτε σε Cloud PBX.

Ποια είναι τα οφέλη;

Η συμβατότητα του PBX, οι απαιτήσεις δικτύου και οι διαθέσιμες λειτουργίες πρέπει να ελέγχονται πριν από την υλοποίηση.

Cloud PBX από τη Yuboto-Telephony: Ευέλικτη τηλεφωνία για επιχειρήσεις

Η Yuboto-Telephony προσφέρει το Cloud VPBX, ένα εικονικό τηλεφωνικό κέντρο που λειτουργεί με τεχνολογία VoIP και επιτρέπει στις επιχειρήσεις να διαχειρίζονται την τηλεφωνική τους επικοινωνία χωρίς την ανάγκη εγκατάστασης κεντρικού τηλεφωνικού εξυπηρετητή στον χώρο τους.

Ανάλογα με το επιλεγμένο πακέτο, η πλατφόρμα υποστηρίζει λειτουργίες όπως:

Με τα διαθέσιμα πακέτα Free, Start Up, Business και Enterprise VPBX, μπορείτε να επιλέξετε τη λύση που ανταποκρίνεται στο μέγεθος και στις λειτουργικές απαιτήσεις της επιχείρησής σας.

Η Yuboto-Telephony προσφέρει επίσης υπηρεσίες SIP Trunking, για επιχειρήσεις που επιθυμούν να διατηρήσουν ένα συμβατό υφιστάμενο τηλεφωνικό κέντρο.

Έτσι, μπορείτε να εξετάσετε διαφορετικές επιλογές εκσυγχρονισμού της τηλεφωνίας σας, ανάλογα με την υπάρχουσα υποδομή και τις ανάγκες σας.

Δείτε αναλυτικά τις διαθέσιμες λύσεις:

Πώς να επιλέξετε το κατάλληλο τηλεφωνικό κέντρο: 5 βασικές ερωτήσεις

Πριν αποφασίσετε μεταξύ Cloud PBX και On-Premise PBX, απαντήστε στα παρακάτω ερωτήματα.

1. Πόσους χρήστες χρειάζεται να εξυπηρετεί το τηλεφωνικό σας κέντρο;

Εξετάστε τόσο τον σημερινό αριθμό εργαζομένων όσο και τις προβλεπόμενες ανάγκες των επόμενων ετών.

2. Διαθέτετε ήδη τηλεφωνικό εξοπλισμό;

Εάν έχετε λειτουργικό και συμβατό IP PBX, αξίζει να εξετάσετε εάν μπορεί να συνεχίσει να χρησιμοποιείται μέσω SIP Trunking.

3. Χρειάζεστε απομακρυσμένη πρόσβαση;

Αν οι εργαζόμενοι χρησιμοποιούν την επαγγελματική τηλεφωνία εκτός γραφείου, αξιολογήστε την ευκολία και την ασφάλεια απομακρυσμένης σύνδεσης.

4. Ποιος θα αναλάβει τη συντήρηση;

Σκεφτείτε εάν διαθέτετε εσωτερική τεχνική ομάδα ή προτιμάτε την υποστήριξη μιας υπηρεσίας που διαχειρίζεται ο πάροχος.

5. Ποιο είναι το συνολικό κόστος σε βάθος χρόνου;

Συγκρίνετε το κόστος εγκατάστασης, τη συντήρηση, τις συνδρομές, την επέκταση και τις ενδεχόμενες μελλοντικές αναβαθμίσεις.

Οι απαντήσεις θα σας βοηθήσουν να επιλέξετε με βάση τις πραγματικές ανάγκες σας και όχι μόνο την αρχική τιμή μιας προσφοράς.

Συμπέρασμα: Cloud PBX ή On-Premise PBX;

Η επιλογή ανάμεσα σε Cloud PBX και On-Premise PBX εξαρτάται από το μέγεθος της επιχείρησής σας, την υπάρχουσα τηλεφωνική υποδομή, τον προϋπολογισμό και τις μελλοντικές σας ανάγκες.

Το Cloud PBX αποτελεί μια ευέλικτη επιλογή για επιχειρήσεις που επιθυμούν να περιορίσουν την αρχική επένδυση, να απλοποιήσουν τη διαχείριση και να υποστηρίξουν ευκολότερα την ανάπτυξή τους.

Το On-Premise PBX εξακολουθεί να έχει αξία όταν υπάρχουν εξειδικευμένες απαιτήσεις, διαθέσιμη τεχνική υποστήριξη ή ήδη εγκατεστημένος εξοπλισμός που καλύπτει αποτελεσματικά τις ανάγκες της επιχείρησης.

Παράλληλα, το SIP Trunking προσφέρει μια εναλλακτική διαδρομή εκσυγχρονισμού, χωρίς να απαιτείται απαραίτητα πλήρης αντικατάσταση του υπάρχοντος τηλεφωνικού κέντρου.

Θέλετε να μάθετε ποια λύση ταιριάζει στην επιχείρησή σας;

Επικοινωνήστε με τη Yuboto-Telephony και ανακαλύψτε τις διαθέσιμες επιλογές Cloud VPBX και VoIP τηλεφωνίας για την υποδομή και τις ανάγκες σας.

Μιλήστε με έναν Ειδικό